Welke administratie is verplicht voor een zzp'er?

Als zelfstandig ondernemer (zzp’er) ben je verplicht om een administratie bij te houden. Dit is niet alleen belangrijk voor je eigen overzicht, maar ook omdat de Belastingdienst dit wettelijk van je eist. Maar wat houdt die administratie precies in? Welke onderdelen zijn verplicht en waar moet je rekening mee houden? In deze blog leggen we het helder en stap voor stap uit.

Waarom is administratie verplicht?

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie van ondernemers, zodat zij kunnen controleren of je de juiste bedragen aan belasting afdraagt. Je administratie vormt de basis voor je btw-aangifte, inkomstenbelasting en eventueel andere fiscale verplichtingen. Een goede administratie helpt je bovendien om inzicht te krijgen in je financiële situatie, winstgevendheid en groeimogelijkheden.

Wat moet je bijhouden?

Als zzp’er ben je verplicht om alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing vast te leggen. Hieronder valt onder andere:

1. In- en verkoopfacturen

Je moet alle uitgaande en inkomende facturen bewaren. Zorg ervoor dat jouw facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, zoals factuurnummer, datum, jouw bedrijfsgegevens, btw-bedragen en een omschrijving van de geleverde dienst of product.

2. Bonnetjes en kwitanties

Ook kleine uitgaven, zoals tankbonnen of kantoorspullen, moeten worden bijgehouden. Deze kosten kunnen vaak worden afgetrokken, dus het is belangrijk dat je hier een duidelijk overzicht van hebt.

3. Bankafschriften

Je banktransacties geven inzicht in de geldstromen van je bedrijf. Een zakelijke bankrekening is hierbij aan te raden (maar niet verplicht), omdat het je privé- en zakelijke geldstromen scheidt.

4. Urenregistratie

Voor sommige belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek, moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Houd dus nauwkeurig bij hoeveel tijd je werkt, ook de uren die je besteedt aan acquisitie, administratie of scholing.

5. Km-registratie (indien van toepassing)

Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan kun je deze kosten deels aftrekken, mits je een sluitende kilometerregistratie bijhoudt.

6. Contracten en afspraken

Bewaar ook overeenkomsten met klanten of leveranciers, offertes, correspondentie, en andere relevante documenten. Deze kunnen van belang zijn bij geschillen of controles.

Hoe lang moet je de administratie bewaren?

De wettelijke bewaarplicht is 7 jaar. Voor gegevens met betrekking tot onroerend goed is dit zelfs 10 jaar. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang deze maar goed leesbaar, controleerbaar en compleet is.

Gebruik maken van software?

Het is niet verplicht, maar veel zzp’ers gebruiken administratiesoftware zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact. Deze tools helpen bij het automatisch versturen van facturen, btw-berekeningen en het bijhouden van kosten. Het scheelt tijd én fouten.

Tot slot

Een goede administratie is de ruggengraat van je onderneming. Niet alleen om boetes te voorkomen, maar ook om slim te ondernemen. Door inzicht in je cijfers kun je betere beslissingen nemen, sneller groeien en rust in je hoofd creëren. Begin er dus direct mee – het is makkelijker om het vanaf dag één goed te doen, dan achteraf alles uit te moeten zoeken.