Boekhouding voor stichtingen

Boekhouding is een essentieel onderdeel van het beheer van een stichting. Het biedt inzicht in de financiële situatie en zorgt ervoor dat de stichting verantwoording kan afleggen over het gebruik van middelen. Goede boekhouding helpt bij het bewaken van de financiële gezondheid, ondersteunt het strategisch beleid, en is essentieel voor het verkrijgen van subsidies, donaties en andere vormen van steun. Omdat een stichting vaak afhankelijk is van giften en subsidies, en minder vaak op commerciële wijze inkomsten verwerft, gelden er specifieke eisen en aandachtspunten voor de boekhouding. Hierbij komt een boekhouder vaak goed van pas, omdat deze specialist over de juiste kennis en ervaring beschikt om een stichting correct te ondersteunen.

Boekhouding en de wettelijke verplichtingen voor stichtingen

Stichtingen in Nederland zijn verplicht een administratie bij te houden. De eisen voor de boekhouding verschillen echter afhankelijk van de omvang van de stichting en de mate waarin zij commerciële activiteiten verricht. Stichtingen die onder bepaalde drempelwaarden blijven en zich enkel richten op non-profitdoeleinden, hoeven vaak minder strenge eisen te volgen dan bijvoorbeeld grote stichtingen die bedrijfsmatig opereren. Toch blijven de basisregels van toepassing: elke stichting moet haar inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden op een transparante en betrouwbare manier vastleggen.

De belangrijkste wettelijke verplichtingen omvatten:

Financiële Administratie: Stichtingen moeten hun inkomsten en uitgaven zorgvuldig bijhouden. Het is verplicht om bonnen, facturen, bankafschriften en andere financiële documenten te bewaren. Deze administratie moet zeven jaar worden bewaard, in overeenstemming met de fiscale bewaarplicht.

Jaarrekening: Veel stichtingen moeten aan het eind van het boekjaar een jaarrekening opstellen. Hierin staan de balans, de winst- en verliesrekening, en een toelichting. Voor grotere stichtingen geldt de verplichting om een uitgebreidere jaarrekening te maken en deze te laten controleren door een accountant.

Belastingverplichtingen: Hoewel stichtingen vaak vrijgesteld zijn van vennootschapsbelasting, is dit niet altijd het geval. Stichtingen die commerciële activiteiten uitvoeren, kunnen belastingplichtig worden. Daarnaast zijn sommige stichtingen BTW-plichtig. Een goede boekhouding zorgt ervoor dat een stichting voldoet aan haar belastingverplichtingen en voorkomt eventuele naheffingen of boetes.

De rol van een boekhouder voor stichtingen

Voor een stichting kan het nuttig zijn om een professionele boekhouder in te schakelen. Een boekhouder heeft niet alleen kennis van het voeren van een administratie, maar kan ook adviseren over fiscale en juridische verplichtingen. Boekhouders die gespecialiseerd zijn in non-profit organisaties begrijpen de specifieke uitdagingen en regelgeving waar stichtingen mee te maken hebben.

Een boekhouder kan ondersteuning bieden bij:

Inkomsten en uitgavenbeheer: Door het structureren van de geldstromen binnen de stichting krijgt men meer inzicht in de financiële situatie. Een boekhouder kan hierbij helpen door uitgaven te categoriseren en inkomstenbronnen goed te documenteren. Dit helpt om verantwoording af te leggen aan donateurs en subsidiegevers.

Subsidieadministratie: Veel stichtingen zijn afhankelijk van subsidies. Boekhouders helpen bij het correct verantwoorden van deze middelen, wat belangrijk is om te voldoen aan de eisen van subsidiegevers. Ook kunnen zij bijstaan in het opstellen van subsidierapportages.

Controle op financiële processen: Een boekhouder kan als onafhankelijk controleur fungeren om te waarborgen dat de financiële processen binnen de stichting correct en eerlijk verlopen. Dit is vooral waardevol bij grotere stichtingen waar meerdere mensen met de financiën bezig zijn.

Fiscale advisering: Omdat de belastingregels voor stichtingen complex kunnen zijn, is een boekhouder essentieel bij het bepalen of een stichting belastingplichtig is en welke fiscale voordelen mogelijk benut kunnen worden. Bijvoorbeeld, voor ANBI-stichtingen (Algemeen Nut Beogende Instellingen) gelden bepaalde belastingvoordelen, en een boekhouder kan helpen om te voldoen aan de ANBI-criteria.

Verschillen tussen de boekhouding van een stichting en een commerciële organisatie

Een stichting onderscheidt zich op verschillende manieren van een commercieel bedrijf, en dit komt ook tot uiting in de boekhoudkundige eisen. Stichtingen hebben namelijk vaak geen winstoogmerk en zijn in de meeste gevallen opgericht om een maatschappelijk doel te dienen. Dit betekent dat de financiële focus ligt op het verkrijgen en doelgericht besteden van middelen, en niet op winstmaximalisatie.

Voor een stichting is het bijvoorbeeld belangrijk om goed onderscheid te maken tussen ‘restricted funds’ en ‘unrestricted funds’. Restricted funds zijn gelden die specifiek bestemd zijn voor een bepaald doel en dus niet zomaar vrij te besteden zijn. Onbeperkte middelen kunnen daarentegen naar eigen inzicht worden ingezet, mits dit binnen het doel van de stichting valt. Het correct onderscheiden van deze middelen is essentieel voor een transparante boekhouding en helpt bij het voorkomen van misverstanden of conflicten met subsidiegevers en donateurs.

Digitalisering van de boekhouding

Met de toenemende digitalisering wordt het eenvoudiger voor stichtingen om hun administratie bij te houden. Boekhoudprogramma’s voor stichtingen bieden vaak specifieke functies die aansluiten bij de behoeften van non-profit organisaties. Zo zijn er programma’s die het eenvoudig maken om inkomsten uit giften bij te houden, projectmatige kosten te registreren en subsidievoorwaarden vast te leggen.

Een digitaal boekhoudsysteem heeft veel voordelen, zoals:

Betere toegankelijkheid: Bestuurders en vrijwilligers kunnen de financiële gegevens overal en altijd inzien, wat de samenwerking vergemakkelijkt.

Efficiëntie: Door een digitaal systeem kunnen bepaalde processen worden geautomatiseerd, zoals het verwerken van bankafschriften of het opstellen van een jaarrekening.

Overzicht en rapportage: Veel boekhoudsoftware biedt handige functies voor het maken van rapportages. Dit helpt bij het opstellen van de jaarrekening en bij het monitoren van de financiële situatie van de stichting.

De keuze voor een bepaald boekhoudprogramma hangt af van de grootte en de specifieke behoeften van de stichting. Een boekhouder kan ook adviseren over welk systeem het beste past bij de organisatie.

Het belang van transparantie en verantwoording

Voor een stichting is transparantie naar donateurs, subsidiegevers en andere belanghebbenden belangrijk. Goede boekhouding helpt bij het opbouwen van vertrouwen en laat zien dat de middelen op een verantwoorde manier worden beheerd. Dit draagt bij aan de geloofwaardigheid en reputatie van de stichting en vergroot de kans op toekomstige giften en subsidies.

Veel stichtingen kiezen ervoor om hun jaarverslagen en financiële rapporten openbaar te maken. Dit is overigens voor ANBI-stichtingen ook een verplichting. Door verantwoording af te leggen, toont een stichting dat ze handelt in het belang van haar maatschappelijke doelstelling en dat de financiële middelen effectief worden ingezet. Het inhuren van een boekhouder kan helpen om deze verantwoording op een professionele en betrouwbare manier vorm te geven.

Conclusie

Een gedegen boekhouding is voor iedere stichting van groot belang. Of het nu gaat om kleine non-profitorganisaties die vooral op vrijwilligers draaien of om grotere instellingen die grotere sommen geld beheren, inzicht in de financiële situatie en naleving van de wettelijke verplichtingen zijn cruciaal. Een boekhouder kan hierbij een onmisbare rol spelen, zeker wanneer specifieke kennis over subsidies, fiscale regels en ANBI-status nodig is.

Met de juiste boekhoudkundige ondersteuning kunnen stichtingen zich focussen op hun kernactiviteiten en hun maatschappelijke impact vergroten. Goede financiële verslaglegging biedt niet alleen inzicht en overzicht, maar ook de transparantie die nodig is om steun en vertrouwen van donateurs en subsidiegevers te blijven behouden.